Digitale Rezeption für die Arztpraxis: Entlastung für Praxisteam & MFA
Montagmorgen in deutschen Praxen: Das Telefon steht nicht still, während Patienten am Empfangstresen warten und das MFA-Team zwischen Blutabnahme und Hörer pendelt. Zepiva fungiert als digitale Rezeption für die Arztpraxis: administrative Anrufannahme, strukturierte Rezeptbestellungen und Terminkoordination rund um die Uhr – mit striktem Schutz sensibler Praxisdaten.
🛡️ Rechtliche Abgrenzung & Patientensicherheit
Zepiva dient rein administrativen Aufgaben. Die digitale Rezeption stellt keine medizinischen Diagnosen, erteilt keinen medizinischen Rat und trifft keine therapeutischen Entscheidungen. Anrufer mit akuten Schmerzen oder Notfallsymptomen werden umgehend darauf hingewiesen, den Rettungsdienst (112) oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116 117) zu kontaktieren.
Das Montagmorgen-Dilemma am Praxistresen
In fast jeder deutschen Arzt- und Zahnarztpraxis wiederholt sich das gleiche Szenario: Bis zu 120 Anrufe in den ersten zwei Sprechstundenstunden. MFA müssen gleichzeitig Patienten begrüßen, Akten anlegen und Anrufe abfertigen.
Dauerklingeln im Empfangsbereich
Das ständige Klingeln stört die Diskretion für Patienten am Tresen und erzeugt einen permanenten Stresspegel im gesamten Praxisteam.
Besetzte Leitungen für Patienten
Kranke Patienten geraten in frustrierende Besetzt-Schleifen oder geben nach mehrfachen Versuchen auf, was zu Unzufriedenheit führt.
70 % reine Routineanfragen
Die Mehrheit der Anrufe betrifft Standardthemen: Rezeptbestellungen, Überweisungen, Absagen oder Fragen zu Öffnungszeiten und Urlaubsvertretungen.
Was die digitale Rezeption konkret für Ihr Vorzimmer übernimmt
Zepiva agiert wie ein digitaler Kollege am Praxistelefon, der Routineaufgaben strukturiert erfasst und dem Team geordnet übergibt:
💊 Folgerezept- & Überweisungsservice
Nimmt Bestellungen für Dauermedikamente oder Facharzt-Überweisungen rund um die Uhr entgegen. Erfasst Name, Geburtsdatum, Präparat, Dosierung und Versicherung. Die MFA prüft und signiert das E-Rezept gesammelt in ruhigen Phasen.
📅 Terminvergabe & kurzfristige Absagen
Patienten können Termine für Routineuntersuchungen vereinbaren oder bestehende Termine rechtzeitig stornieren. Durch die direkte Google Kalender Synchronisation werden freigewordene Slots sofort wieder verfügbar.
ℹ️ Praxis-FAQs & Vertretungsauskunft
Gibt verlässliche Auskunft über Sprechzeiten, offene Sprechstunden, Anfahrtswege, Parkmöglichkeiten, mitzubringende Unterlagen (Versichertenkarte, Vorbefunde) sowie Praxisurlaube und Vertretungsärzte.
🚨 Notfall-Erkennung & Durchstellung
Erkennt Schlüsselbegriffe akuter medizinischer Dringlichkeit. Weist den Anrufer direkt auf Notrufnummern (112) hin oder leitet den Anruf per Warm Transfer sofort auf die Notfall-Durchwahl des Praxisteams weiter.
Datenschutz (DSGVO) bei sensiblen Praxisanrufen
Praxisdaten erfordern höchste Sensibilität nach DSGVO Art. 9. Zepiva ist technisch als reine Orchestrierungsschicht konzipiert, die streng auf Datenschutz ausgerichtet ist:
✓ Keine Modellt抉rung
Gesprächsinhalte werden niemals für das Training öffentlicher KI-Modelle verwendet.
✓ Auftragsverarbeitung (AVV)
Abschluss eines vollständigen AV-Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO für Praxen.
✓ Lokale Weiterleitung
Zusammenfassungen und Notizen gehen direkt per E-Mail an Ihre gesicherte Praxisadresse.
Erfahren Sie mehr über unsere Sicherheitsmaßnahmen in unserer Datenschutzerklärung.
Passende Module für Ihre Praxis-Kommunikation
Ergänzen Sie Ihre Telefonassistenz um weitere Kontaktkanäle für eine barrierefreie Patientenerreichbarkeit:
KI-Rezeption (Hauptseite)
Erfahren Sie alles über das Zusammenspiel aus Telefon und WhatsApp-Chatbot.
KI-Telefonassistent
Ultraschnelle Anrufannahme unter 600 ms mit intelligenter Rufweiterleitung.
WhatsApp KI-Assistent
Terminerinnerungen & Rezeptstatus direkt im Messenger per offizieller Cloud API.
Preise & Tarife
Faire Monatstarife ab $69 inklusive 7-tägiger kostenloser Testphase.
Fragen & Antworten
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